7 Gründe, weshalb Sie ein Sommer-Mapping im Winter planen sollten

Für Manager von Pharma-, Medizintechnik- und anderen Life-Sciences-Einrichtungen liefert ein Temperatur-Mapping während der Sommersaison wertvolle Daten, um in diesen hochregulierten Umgebungen Compliance zu gewährleisten. Die erfolgreiche Durchführung gross angelegter Mappings erfordert eine gründliche Vorausplanung.

«Die Vorbereitung von Sommer-Mappings während der Wintermonate kann entscheidend dazu beitragen, deren reibungslose Durchführung zu gewährleisten, Unterbrechungen zu vermeiden und Anpassungen an die betrieblichen Anforderungen zu ermöglichen, sobald sich Sommertemperaturen ankündigen», sagt Qualifizierungs- und Validierungsingenieurin Melanie Krüger von der ELPRO-BUCHS AG. «Eine frühzeitige Planung stellt sicher, dass alle Details des Projekts berücksichtigt werden und hilft, Störungen des täglichen Betriebs in den Einrichtungen auf ein Minimum zu beschränken.»

Hier sind sieben gute Gründe, um in diesem Winter einen Vorsprung bei der Planung der Sommer-Mappings zu erzielen:

1. Sie können entsprechend der Lagerbewegungen und täglichen Abläufen planen.

Bei einem Mapping werden Datenlogger in allen Lagerbereichen Ihrer Einrichtung platziert. Die Sommersaison ist kurz und das Mapping kann viel Zeit in Anspruch nehmen und die normalen Arbeitsabläufe der Einrichtung unterbrechen. Eine frühzeitige Planung des Mappings ermöglicht es, kontrollierte Tests zu planen, wenn der Betrieb am stärksten ausgelastet ist, und gleichzeitig eine Unterbrechung des Tagesgeschäfts zu vermeiden. So kann es zum Beispiel erforderlich sein, den Zeitplan mit anderen Unternehmen, die in der Einrichtung arbeiten, abzustimmen. Oder Sie müssen sicherstellen, dass die Ressourcen zu einer bestimmten Zeit zuverlässig verfügbar sind.

2. Sie haben genug Zeit, um frühere Mappings auszuwerten und Erkenntnisse daraus zu gewinnen.

Wenn Sie genügend Zeit haben, können Sie frühere Mapings auswerten, um Trends zu erkennen, frühere Probleme mit der Sensorplatzierung zu berücksichtigen und kritische Bereiche zu identifizieren. Historische Daten können Ihnen helfen, den Umfang Ihres Sommer-Mapping-Plans festzulegen. Vielleicht wären zusätzliche Tests von Vorteil, vielleicht müssen mehr (oder weniger) Datenlogger platziert werden, und vielleicht wären zusätzliche Ressourcen, Zeit oder Werkzeuge von Vorteil. Institutionelles Wissen wird so weitergegeben.

3. Sie können kundenspezifische Szenarien berücksichtigen: Nehmen Sie sich die Zeit für eine Risikobewertung zur Festlegung der erforderlichen Tests.

Wenn Sie ein Sommer-Mapping in den Wintermonaten planen, haben Sie Zeit zu überlegen, welche kontrollierten Tests für die Qualifizierung Ihrer Einrichtung erforderlich sind. Die Durchführung von Risikobewertungen in der Einrichtung hilft bei der Bestimmung der erforderlichen Tests. Denken Sie auch an Zeiten, in denen Ihre Einrichtung stark ausgelastet ist, und an Zeiten, in denen die Aktivitäten geringer sind. Es ist von entscheidender Bedeutung, kritische Szenarien wie diese zu erfassen: Am Arbeitsplatz viel los ist und viele Produkte werden bewegt. Grosse Mengen an Sendungen gehen ein und aus. Die Aussentemperaturen sind extrem hoch. Die Stromversorgung der Anlage ist unterbrochen. Wenn Sie wissen, wie Ihre Anlage unter den ungünstigsten Bedingungen funktioniert, können Sie sich auf die Sicherheit Ihrer Produkte verlassen. Ausserdem können Sie so geeignete SOPs erstellen, um kritische Situationen zu bewältigen.

4. Sie können in Ruhe das Personal, das Training und die Ressourcen festlegen.

Das Mapping komplexer Einrichtungen erfordert Koordination und Analyse. Wie viele Mitarbeiter oder externe Berater werden benötigt, um Sensoren zu platzieren und die Ergebnisse zu analysieren? Sind die vorhandenen Mitarbeitenden und Manager ausreichend geschult? Benötigen Sie Software für die Analyse des Mappings oder der Datenlogger? Nutzen Sie Ihre Projektvorlaufzeit, um Lücken in den Ressourcen oder Fähigkeiten zu ermitteln, die Budget, Einstellungen, Beschaffung und Training erfordern.

5. Sie können Veränderungen in der Infrastruktur bewerten.

Qualifizierungen und Mappings sind bei neuen Einrichtungen erforderlich und wenn Einrichtungen erheblich umgebaut wurden. Damit Ihre Einrichtung unter Einhaltung strenger Fristen sicher in Betrieb genommen werden kann, sollte das erste Mapping nach Abschluss der Bauarbeiten und der Installation kritischer Komponenten erfolgen, jedoch auf jeden Fall bevor sensible Produkte in den Raum gebracht werden. Zeit ist oft ein kritischer Faktor, bei dem auch andere Auftragnehmer berücksichtigt werden müssen. So kann es beispielsweise sein, dass Sie zwei volle Wochen benötigen, in denen kontrollierte Mappings stattfinden, die nicht unterbrochen werden dürfen, um die benötigten Daten zu erhalten. Jegliche Verzögerung kann den Termin für die Inbetriebnahme nach hinten verschieben. Es gibt viel zu bedenken. Je mehr Planungszeit Sie haben, desto besser.

6. Sie haben ausreichend Zeit für die Erstellung von Plänen und die Zusammenstellung aller erforderlichen Unterlagen.

Eine gute Dokumentation ist für den Erfolg Ihres Projekts von grundlegender Bedeutung. Eine solide Risikobewertung, die Beschaffung genauer und vollständiger Grundrisse, die Sicherstellung der endgültigen Dokumentation für HLK- oder Kühlanlagen und die Erstellung umfassender Protokolle erfordern Zeit. Auch auch die Protokolle müssen Genehmigungsverfahren durchlaufen.

7. Sie können Verständnis und interne Unterstützung aufbauen.

Durch Vorankündigungen und Aktualisierungen erhalten die Beteiligten einen besseren Einblick in die Pläne für das Sommer-Mapping. Dies fördert die Akzeptanz in den Teams für Qualität, Betrieb, Logistik und Produktion. Gehen Sie proaktiv auf Bedenken über mögliche Verzögerungen oder Zugangsbeschränkungen ein. Mit einer guten Abstimmung verläuft die Ausführung reibungsloser.

Detaillierte Mapping-Projekte liefern wertvolle Erkenntnisse über die Temperatur- und Qualitätskontrolle, können jedoch erhebliche logistische Hürden mit sich bringen. Durch eine frühzeitige Planung während der Wintermonate können die Projektleiter von Mapping-Studien einen sinnvollen Zeitplan für die Durchführung im Sommer aufstellen, Lehren aus den vergangenen Jahren ziehen, Szenarien auf den Datenbedarf abstimmen, Ressourcen überprüfen, Infrastruktur-Upgrades berücksichtigen, sich auf zu erwartende Änderungen einstellen und die interne Abstimmung sicherstellen. Langfristige Planung ermöglicht eine intelligente Vorbereitung, um die Qualifikation effizienter zu erreichen.

Mit Voraussicht und Flexibilität können die GxP-Experten von ELPRO einen optimierten Plan ausarbeiten, der Ihren Anforderungen an die Lagerqualifizierung entspricht und Ihnen hilft, die Vorschriften einzuhalten. Erfahren Sie jetzt mehr unter ELPRO.com.